Medición de la satisfacción en la calidad del servicio en la atención al trámite
¡AVANCEMOS JUNTOS!
Cada opinión suma
La información recopilada en las encuestas de satisfacción en la calidad del trámite es la materia prima para monitorear la accesibilidad, experiencia del usuario y calidad del sistema. Con el análisis de la información nos autoevaluamos con el fin de conocer el grado de satisfacción del usuario con el sistema RUNT y en caso de existir oportunidades de mejora crear acciones que impacten positivamente el servicio.
El número de estrellas elegidas y los comentarios en la encuesta nos permite enfocarnos en lo importante. Por eso es indispensable diligenciar el formulario con objetividad y teniendo en cuenta también los aspectos positivos de su interacción con el sistema.
En menos de un minuto
Para realizar la encuesta, seleccione el tipo de actor al que pertenece, elija la fecha y el trámite realizado, diligencie las preguntas del cuestionario y dé clic en ENVIAR.
Con estos simples pasos avanzaremos juntos en la mejora del sistema de trámites del RUNT.
La voz del cliente
Un equipo de especialistas lee y monitorea las respuestas, analiza los resultados, diseña y en caso de requerirse ejecuta planes de acción orientados a mejorar la prestación del servicio a través del sistema RUNT y su experiencia del usuario.
¿Cómo funciona?
De acuerdo con el número de trámites realizados cada día por la entidad, se diligencia un número mínimo de encuestas entre varios funcionarios de la entidad teniendo en cuenta la siguiente tabla.
| Rango de trámites realizados en el día a través del sistema RUNT | Cantidad Mínima de encuestas a realizar de satisfacción en la calidad del servicio en la atención al trámite |
|---|---|
| 0 - 10 | 1 |
| 11 - 30 | 2 |
| 31 - 50 | 3 |
| 51 - 100 | 5 |
| 101 - 200 | 8 |
| 201 - 500 | 10 |
| Más de 500 | 15 |
La medición de la satisfacción en la calidad del servicio en la atención al trámite, se realiza en cumplimiento del Contrato de Concesión 604 de 2022, alusivo a la Operación de Trámites y en lo concerniente a disponer de una herramienta que califique la calidad del servicio en la atención al Trámite.
Recomendaciones prácticas
- Diligenciar la encuesta justo después de realizar el trámite. Así estará fresca la experiencia para contestar las preguntas de manera objetiva.
- Si son varias las encuestas debido al alto número de trámites de la entidad a la que representa, diligenciarlas en varios momentos del día; por ejemplo, si le corresponden gestionar 15 encuestas diarias, realizar 5 en la mañana, 5 al medio día y 5 al finalizar la jornada. Así la información consignada en la encuesta puede ser más precisa.
- Tener en cuenta también los aspectos positivos de la experiencia con el sistema de trámites. La objetividad nos permite entender mejor los focos en los que debemos concentrarnos.
- Es importante seleccionar el trámite en particular que evaluará.
- La encuesta debe ser diligenciada diariamente por los usuarios del Sistema.